電車のトラブルで遅刻!!電話での正しい報告の仕方は?

私の弟、仙台で会社勤めをしています。通勤には電車を使っているのですが、この間、ちょっとしたトラブルで電車が遅れてしまったそうです。

何せ、初めての事なのでテンパる弟。とりあえずメール遅刻の旨を会社に伝えたそうですが、それがまずかったらしく、その日一日、上司と気まずい雰囲気になってしまったそうです。

で、先日。弟と話をする機会があったのですが、その際にこの話が出まして。こんな時、どうすればいいのかを振られました。

とは言っても、私自身は自営業の身。普段電車を使う事もないので、どうすればいいのかなんて分かりません。

しかし、何が起きてどんな事態に陥るかは分からないのが世の中。明日は我が身。という事で、いい機会という事で調べてみる事にしました。これは、その時のお話です。

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電車トラブル!遅刻の報告は「電話」で!

前記の弟の様に、電車のトラブルで遅刻が決まってしまった時、思わずメールを使ってしまう人もいるかと思います。しかし、それは大きな間違い。

こんな時、行うべきはメールでの報告ではなく、電話での報告です。

けれど、先方の都合や時間帯によっては、電話が通じない時もあるでしょう。そんな場合には、先にメールを送り、後から電話で連絡し直す様にするといった機転も効かせなければいけません。

電車トラブルで、遅れる場合、いつごろ着けるのかを調べて、先方に事情を明確に伝えておきます。また、後の予定についてしっかりと相談しておく様にしましょう。

遅刻がどうしようもなくなった場合、その時点でなるべく早く先方に電話で連絡します。出来る限り、約束の時間の前に連絡するのがベターです。

ちなみに、先方が電話に出れる状況ではないと分かっている場合には、先方の職場等に電話して、遅刻する事を伝えておくようにしましょう。

連絡の際には、何時くらいに到着出来るか伝えておくのが大事ですが、万が一更に遅れてしまう場合には、もう一度電話連絡を入れる様にします。

電車トラブルでの遅刻を電話を伝える場合の例

何度も言いますが、遅刻してしまった場合、先方には電話で報告します。なお、その際には必ず「○○時頃には着けそうです」などの到着見込み時間を伝える様にしましょう。

例としては、

「今△△にいます。○○時には着けると思いますが、時間を過ぎてしまうようであれば、もう一度ご連絡いたします」

と言った様な感じが良いと思われます。
また、最悪の場合、

「○○分ほど遅れます。」

だけでも構いません。しかし、予想できる到着時間は必ず伝える様に注意してください。如何なる理由での遅刻でも、電話連絡をする際には、必ず到着時間の目安は伝える様にしましょう。

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遅刻の原因が電車トラブルであっても、「遅刻します」だけでは駄目

電車トラブルによる遅刻で電話連絡する際の注意点として、ただ「遅刻しそう」とだけ伝えるのは駄目です。とかく一方的に伝えるのではなく、相手の事情や立場を考える事を念頭に置く事を忘れないでください。

例え遅刻したとしても、大体の到着時間を連絡しておけば、先方もそれに応じた対応が出来ます。

そのため、遅刻の旨を連絡する際には到着時間も必ず伝える様にしましょう。また、到着したら、お詫びと不在時のフォローへのお礼を忘れずに。

まとめ

以上が、電車トラブル遅刻をした時の、先方への正しい連絡方法・正しいマナーです。

何度も言いました様に、電車トラブル遅刻をすると分かった時点で、先方には早急に遅刻する事を連絡する事が必要です。

電車トラブルによる遅刻でも、約束に遅刻する事は、周囲に大きな迷惑をかけてしまうと言う事を努々忘れない様にしてください。


 
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